Invoice Portal
Från 5h Manuell Fakturering/Vecka → Till 15 Min One-Click Invoicing med Kimai + Fortnox Integration
Modern invoice management platform med Kimai time tracking integration, automatic Fortnox accounting sync, och client self-service portal. Reducerar faktureringstid 95% (5h → 15 min/vecka) + zero calculation errors med automatic momsräkning.
Screenshots
Se hur Invoice Portal ser ut i praktiken
Vem Är Detta För?
Freelancers & Consultants
Problemet:
Konsulter som fakturerar per timme: Du spenderar 5h/vecka på fakturering (logg timmar i Excel, copy-paste till fakturamall, räkna moms manuellt, maila PDF till kund, för in i Fortnox). Kunder frågar "Var är fakturan?" → du måste leta i email. Misstag i timräkning eller momsberäkning → måste skicka kreditfaktura.
Hur Invoice Portal Hjälper:
Invoice Portal reducerar faktureringstid från 5h → 15 min/vecka. Kimai time tracking integration → alla timmar loggas automatiskt. Klicka "Create Invoice" → PDF genereras med korrekt moms (25%). Fortnox sync → faktura finns i bokföringen direkt. Client portal → kunder hittar sina fakturor själva (no more email digging).
ROI:
ROI: 5h/vecka × 1000 SEK/h = 5000 SEK/vecka sparat (→ 20 000 SEK/månad, 240 000 SEK/år). Plus: Zero calculation errors → inga kreditfakturor.
Agencies & Professional Services
Problemet:
Byråer med 5-20 konsulter: Varje konsult loggar timmar i olika systems (Kimai, Excel, Google Sheets). Admin spenderar 2 dagar/månad på att samla in timmar, räkna ut rates per kund/projekt, generera fakturor, dubbelkolla moms, maila PDFs, för in i Fortnox manuellt. Kunder frågar om projekt-breakdown (hur många timmar gick till vad?) → måste leta i flera systems.
Hur Invoice Portal Hjälper:
Invoice Portal centraliserar time tracking (Kimai integration för alla konsulter) + automatic invoicing. Alla timmar visas per projekt/kund. Klicka "Batch Invoice" → generera 20 fakturor samtidigt med korrekta rates + moms. Fortnox sync → alla fakturor i bokföringen automatically. Client portal → kunder ser time entry breakdown (transparency + färre frågor).
ROI:
ROI: 2 dagar/månad admin tid × 4000 SEK/dag = 8 000 SEK/månad sparat (→ 96 000 SEK/år). Plus: Ökad transparency → förbättrade kundrelationer.
INNAN vs. EFTER Invoice Portal
Manual Timloggning i Excel
Konsulter loggar timmar i Excel eller Google Sheets (projekt, kund, aktivitet, datum). Vid månadens slut → samla alla Excel-filer, räkna ut totalt per kund/projekt manuellt (risk för fel om timmar glöms bort eller dubbelräknas).
Kimai Time Tracking Integration
Alla konsulter loggar timmar i Kimai (startklockans timer eller manual entry). Invoice Portal hämtar timmar via Kimai API automatically → filter per kund/projekt, se billable hours i real-time. Vid månadens slut → alla timmar redan där (no manual collection).
Copy-Paste Fakturering + Manual Momsräkning
Admin kopierar timmar från Excel till fakturamall i Word/InDesign. Räkna ut totalt (timmar × rate), lägg till moms 25% manuellt (risk för räknefel: 10 000 SEK + moms = 12 500 SEK). Spara som PDF, maila till kund, för in samma data i Fortnox manuellt.
One-Click Invoice Generation + Auto Fortnox Sync
Välj time entries från Kimai → klicka "Create Invoice". System räknar totalt (timmar × rate) + moms (25%) automatically → PDF genereras med professional design. Klicka "Send" → faktura synkar till Fortnox (customer data, line items, tax) + skickas till kund. Zero manual steps.
Hur Det Fungerar (Step-by-Step)
Time Tracking Integration - Kimai API Pulls Billable Hours
Konsulter loggar timmar i Kimai (existing time tracking system): Start timer för projekt/aktivitet → stoppa när klar. Invoice Portal hämtar time entries via Kimai API (real-time sync varje timme). Filter billable/non-billable hours (internal meetings = non-billable). Se time summary per kund, projekt, vecka.
Tech: Kimai REST API v2 + OAuth 2.0 + PostgreSQL time entry cache + WebSocket real-time updates
Smart Invoice Generation - Automatic Calculations + PDF Generation
Vid månadens slut → välj time entries för faktura (bulk select per kund/projekt). System räknar totalt automatically: Timmar × hourly rate (olika rates per projekt OK) + moms 25% (Swedish tax compliance). Preview PDF invoice med professional design (@eagle/ui styling) → review line items. Klicka "Generate" → PDF sparas + redo för sending.
Tech: WeasyPrint PDF engine + @eagle/ui templates + Swedish tax calculation logic + PostgreSQL invoice storage
Fortnox Accounting Sync - Real-time Bokföring Integration
När faktura genereras → automatic sync till Fortnox bokföringssystem. Invoice Portal skapar customer i Fortnox (om ny kund) → skapar invoice med line items (time entries som rader) + moms. Fortnox payment tracking → när kund betalar synkar Invoice Portal status back (invoice markeras "Paid"). Full accounting integration utan manual data entry.
Tech: Fortnox API v3 + OAuth authentication + webhook listeners + PostgreSQL sync state tracking
Client Portal Access - Self-service Invoice Viewing
Kunder får login till client portal (email invite med secure password reset). Login → se alla invoices (filtrera per datum, status: "Paid", "Unpaid", "Overdue"). Download PDF invoices (no need att be om copy från email). Se time entry breakdown (transparency: exactly vilka timmar faktureras för vad). Check payment status (invoice sent, paid, overdue).
Tech: NextAuth authentication + PostgreSQL client data + S3 PDF storage + @eagle/ui responsive design
Varför Det Är Bra (Konkreta Fördelar)
95% Tidsreduktion på Fakturering
Traditionell fakturering: 5h/vecka (samla timmar, skapa fakturor, räkna moms, maila PDFs, för in i Fortnox). Invoice Portal: 15 min/vecka (review time entries, klicka "Generate" → done). Exempel: Byrå med 10 konsulter sparar 2 dagar admin tid/månad (→ 96 000 SEK/år om admin tjänar 4000 SEK/dag).
100% Calculation Accuracy - Zero Fel i Momsräkning
Manual momsräkning → lätt att göra fel (10 000 SEK + 25% = 12 500 SEK, men vad om du råkar skriva 12 000 SEK?). Invoice Portal räknar moms automatically enligt Swedish tax rules (25% standard rate). Resultat: Zero kreditfakturor pga räknefel. Exempel: 1 fel/månad × 2h fixing × 1000 SEK/h = 2 000 SEK/månad sparat (→ 24 000 SEK/år).
Kimai Integration - Befintlig Time Tracking Behålls
Många företag har redan Kimai för time tracking (no need byta system). Invoice Portal integrerar via Kimai API → hämtar time entries automatically. Konsulter fortsätter logga timmar som vanligt i Kimai → Invoice Portal tar hand om invoicing. Exempel: Byrå med 20 konsulter (already trained on Kimai) → zero onboarding cost för time tracking.
Fortnox Auto-sync - Bokföring Utan Dubbelarbete
Traditionellt: Skapa faktura → export PDF → logga in i Fortnox → för in customer, line items, moms manually (5-10 min per faktura). Invoice Portal: Generate invoice → automatic sync till Fortnox (customer, line items, tax). Exempel: 20 fakturor/månad × 7 min saved = 140 min/månad (→ 28h/år sparat).
Client Portal - Self-service Reduces Support Inquiries
Traditionellt: Kunder emailar "Var är fakturan för Maj?" → du måste leta i email, forward PDF. Med client portal: Kund loggar in → hittar faktura själv. Resultat: 80% färre invoice-related emails. Exempel: 10 invoice inquiries/månad × 5 min each = 50 min/månad sparat (→ 10h/år).
Batch Invoicing - Generera 20+ Fakturor Samtidigt
Vid månadens slut → bulk select alla time entries för alla kunder → klicka "Batch Invoice" → system genererar PDFs för alla kunder simultaneously. Exempel: Byrå med 15 kunder fakturerar alla på samma dag → tar 15 min istället för 3h (if done one-by-one). Saved: 2h 45 min × 1000 SEK/h = 2 750 SEK/månad (→ 33 000 SEK/år).
Professional Design - @eagle/ui Invoice Templates
Invoice PDFs använder @eagle/ui design system (dark mode, Zinc-900 theme, WCAG 2.2 AA compliant). Resultat: Professional-looking invoices som matchar modern brand standards. Custom branding möjligt (company logo, färger). Exempel: Ingen mer "Word-template från 2015" vibes → modern, trustworthy invoices.
Payment Tracking - Know Exactly Vem Betalt Vad
Fortnox webhook notifications → när kund betalar faktura uppdateras status i Invoice Portal automatically ("Paid"). Dashboard visar outstanding invoices (overdue marked röd för easy spotting). Exempel: CFO kan se på 5 sek: "3 invoices overdue (totalt 45 000 SEK) → follow up with these clients".
Multi-rate Support - Olika Priser per Projekt
Konsult A fakturerar 1200 SEK/h för Kund X (advanced work), men 800 SEK/h för Kund Y (junior tasks). Invoice Portal supports different hourly rates per project/client automatically. Vid invoice generation → rätt rate appliceras för each time entry. Exempel: No risk att accidentally fakturera 800 SEK/h för work som ska kosta 1200 SEK/h.
Nyckelmetrik
Tech Stack
Frontend
- •Next.js 15 (App Router)
- •TypeScript
- •@eagle/ui Design System
- •NextAuth (Authentication)
- •Tailwind CSS 4
Backend
- •FastAPI (Python)
- •PostgreSQL
- •Kimai API v2
- •Fortnox API v3
- •WeasyPrint (PDF generation)
Infrastructure
- •Kubernetes (K3s)
- •PostgreSQL (replicated)
- •S3 Storage (PDFs)
- •WebSocket real-time
- •OAuth 2.0 Security
Vill Du Använda Invoice Portal?
Vi kan anpassa Invoice Portal för dina behov eller bygga en liknande lösning. Integration med Kimai, Fortnox, eller andra accounting systems. Kontakta oss för demo och pricing.